Medzinárodné použitie

• Program dokáže akceptovať Unicode znaky. To znamená, že databáza je schopná uchovávať špecifické znaky a symboly mnohých svetových jazykov.
• Dátumy, čísla a peňažné čiastky sú zobrazované v súlade s regionálnymi nastaveniami operačného systému. To znamená, že spomenuté hodnoty sa zobrazia vždy v takej forme, ako sa štandardne používa v danej krajine.
• Program je vytvorený tak, aby akceptoval mnohé peňažné meny. V súčasnosti sa podporuje: SKK, EUR, HUF, CZK. Na požiadanie samozrejme uvedený zoznam rozšírime.
• Program akceptuje aj peňažné čiastky uvedené formou desatinných čísiel.

Databázy

• Program dokáže pracovať aj s viacerými databázami. Používatelia takto majú možnosť podľa potreby rozdeliť dáta do viac databáz (napr. viesť evidenciu každej školy v samostatnej databáze).
• Možnosť nastaviť peňažnú menu pre každú databázu samostatne.
  • Peňažná mena databázy sa môže kedykoľvek zmeniť na inú. V takomto prípade sa všetky evidované transakcie prepočítajú na základe zadaného konverzného kurzu.
  • V prípade potreby, po konverzii peňažnej meny je možné nové čiastky zaokrúhliť na zadaný počet desatinných miest. Zaokrúhlenie je možné vykonať buď nad všetkými dátami, alebo aj v špecificky zadanom časovom období.
• Prístup k databázam je možné chrániť heslom.
• Program poskytuje možnosť automatického vytvárania záložných kópií.

Školy

• Program dokáže pracovať s dátami viacerých škôl.
• Pre každú školu je možné zadať názov školy, názov organizácie, adresu, kontaktné informácie a bankové spojenie. Všetky spomenuté informácie sú uvedené na vytlačených zostavách, ktoré sú vytvorené za účelom ich poskytnutia študentom.
• Program zobrazuje štatistiku s počtom všetkých a aktívnych štúdií v rámci škôl.

Študenti

• Možnosť vedenia nepretržitej evidencie pre každého študenta samostatne.
• Pre každého študenta je možné zadať:
  • Meno a priezvisko.
  • Dátum narodenia.
  • Identifikačné číslo. Toto číslo môžete zadať manuálne, alebo môže za Vás program automaticky vygenerovať. Čísla vytvorené programom sú bezpečné, lebo v prípade preklepu o jednu cifru, výsledné číslo určite nebude totožné s identifikačným číslom iného študenta. Je to vhodné používať napríklad pri bezpečnej identifikácií peňažných prevodov (napr. ako variabilný symbol bankovej transakcie).
  • Telefónne číslo.
  • E-mailovú a poštovú adresu.
  • Poznámky.
• V zozname študentov je možné vyhľadávať na základe:
  • Identifikačného čísla.
  • Mena a dátumu narodenia.
  • Mesta bydliska.
• Pre každého študenta je možné zobraziť v časovej následnosti zoznam skupín v ktorých študoval, alebo práve študuje.
• Každý študent môže študovať v skupinách postupne, ale zároveň môže byť zaradený súčasne aj do viacerých skupín.

Skupiny

• Možnosť vytvárať neobmedzený počet skupín v rámci každej školy.
• Pre každú skupinu môžete zadať presný rozvrh, ktorý určuje kedy sa koná vyučovanie.
• Kompletný rozvrh môžete vytvoriť v priebehu pár sekúnd.
• Úpravy existujúceho rozvrhu vykonáte rovnako rýchlo a jednoducho.
• Skupiny v prípade potreby sa môžu uzamknúť. V takých skupinách je zoznam študentov zamknutý. To znamená, že nie je možné ani pridať ani odstrániť študentov zo skupín. Samozrejme skupinu je možné v prípade potreby opätovne odomknúť.
• Program zobrazuje súhrnnú tabuľku so všetkými skupinami, a k nim prislúchajúcu štatistiku s počtom všetkých a aktívnych štúdií.
• V zozname skupín je možné vyhľadávať podľa:
  • Názvu skupiny.
  • Názvu školy v ktorej sa skupina nachádza.
  • Podľa stavu uzamknutia.
• Pre každú skupinu je možné zobraziť zoznam zaradených študentov.
• Študentov je možné kedykoľvek presúvať medzi nezamknutými skupinami.
• Prechod študentov do vyššej skupiny, alebo ich zaradenie do akejkoľvek inej, môžete realizovať bez písania iba pár kliknutiami.

Platby

• Pre každé štúdium je možné zadefinovať samostatný platobný plán. Plán hovorí o tom, kedy má študent platiť a akú čiastku.
• Je možné samozrejme definovať rovnaký plán aj pre viac štúdií. Takéto vytváranie Vám ušetrí čas.
• Program sleduje aj skutočne prijaté platby.
• Program porovnáva platobný plán so skutočne prijatými platbami. Stráži Vaše peniaze tým, že upozorní v prípade omeškania platby.
• Takisto SchoolEvidence môže upozorniť aj v prípade nájdenia duplicitných platieb.
• Máte možnosť zobraziť finančný súhrn pre všetky štúdiá. Tento súhrn je zobrazený formou tabuľky, ktorá pre každé štúdium zobrazuje:
  • Dátum registrácie a registračnú platbu.
  • Celkovú cenu kurzu.
  • Požadovanú zaplatenú sumu (na základe platobného plánu) do aktuálneho dátumu.
  • Sumu skutočne prijatých platieb.
  • Nedoplatok, prípadne preplatok.
  • Poznámky ku štúdiu.
• Po kliknutí na určitú položku v súhrne, sa zobrazia podrobnosti so zoznamom presného platobného plánu a prijatými platbami. Rozdiely oproti pôvodnému plánu sú farebne vizualizované.
• Jednotlivé štúdiá je možné označiť ako aktívne alebo neaktívne. Odporúča sa deaktivovať iba tie štúdiá, ktoré sú už ukončené a všetky relevantné finančné záväzky sú vyrovnané.
• V spomenutom finančnom súhrne je možne vyhľadávať podľa nasledovných kritérií:
  • Identifikačné číslo, dátum narodenia alebo meno študenta.
  • Názov skupiny.
  • Zobraziť neplatičov alebo presných platcov.
  • Zobraziť aktívne alebo neaktívne štúdiá.
  • Zobraziť tie štúdiá, ktoré program odporúča deaktivovať.

Dochádzka

• SchoolEvidence eviduje prítomnosť žiakov na každej vyučovacej hodine.
• Podporované sú nasledovné záznamy dochádzky:
  
  • Študent prítomný na hodine.
  • Ospravedlnená neúčasť s možnosťou náhrady.
  • Ospravedlnená neúčasť bez možnosti náhrady.
  • Neospravedlnená neúčasť.
  • Nevyjasnené okolnosti.
• Je možné evidovať aj náhradné hodiny, pri ktorom študenti prichádzajú z cudzích skupín, aby nahradili svoje omeškané hodiny.
• SchoolEvidence poskytuje aj možnosť evidencie poskytnutých demo hodín (skúšobných hodín zadarmo).
• Informácie dochádzky je možné prezerať viacerými spôsobmi:
  
  • V prehľadovom móde si môžete pozrieť súhrnnú štatistiku pre všetky prebiehajúce aj ukončené štúdiá. Štatistiky zahŕňajú počet absolvovaných, omeškaných, náhradných aj demo hodín. Po výbere konkrétneho štúdia je možné pozrieť kompletnú dochádzkovú listinu študenta.
  • V ďalšom programovom móde máte možnosť pozrieť a upravovať dochádzkovú listinu celej skupiny. V dochádzkovej listine vidíte všetky vyučovacie hodiny a všetkých zúčastnených študentov vrátane záznamov na každú hodinu. Všetko sa prezentuje v prehľadnej forme. Záznamy sú farebne odlíšené, takto získate úplný a presný prehľad o vyučovaní v skupine.

Komunikácia

• Môžete poslať e-mail pre vybrané štúdiá. Cieľový zoznam štúdií (adresátov) môže byť zameraný na neplatičov, presných platcov, aktívne alebo neaktívne štúdiá, určitú skupinu alebo školu. Prípadne aj rôzne ďalšie, v prípade potreby aj manuálny výber.
• Všetky správy môžete poslať postupnosťou iba pár kliknutí myšou. Text správy si napíšete iba pri prvom použití funkcionality. Počas ďalšieho používania, text jednoducho použijete znovu. Nie je potrebné preto ani písať.
• Máte možnosť vytvárať, a opakovane používať viac pomenovaných e-mailových šablón. Šablóny obsahujú nielen telo správy, ale aj ďalšie relevantné nastavenia.
• Telo e-mailovej správy môže obsahovať kľúčové slová, ktoré sú pred odoslaním nahradené skutočnými hodnotami z databázy (napr. meno študenta, názov skupiny alebo školy, finančné štatistiky a mnohé ďalšie).
  • Takýto prístup umožňuje hromadné posielanie správ, pričom ich obsah bude pre každého študenta individuálny.
• Máte možnosť ku správam automaticky pripojiť PDF dokument obsahujúci finančný výpis pre konkrétne štúdium.
• Záznamy o odoslaných správach sú uložené v archíve komunikácie. Archív je možné kedykoľvek prehľadávať aj podľa viac kritérií.
• Zároveň máte možnosť archivovať odoslané správy aj vo vašom obľúbenom programe na posielanie e-mailov (či už je to Outlook, Thunderbird alebo akýkoľvek iný).
• Vybrané (nepotrebné) záznamy môžete zmazať z archívu.

Import

• SchoolEvidence môže importovať bankové informácie obsahujúce finančné prevody. Import sa realizuje zo súboru, ktorý si môžete stiahnuť z InternetBanking stránky vašej banky.
• Každá banka používa svoj vlastný dátový formát, preto je potrebné pridávať do programu SchoolEvidence podporu pre každú banku samostatne.
• V súčasnosti sú podporované vybrané banky na Slovensku. Na požiadanie zákazníkov, zoznam podporovaných bánk môžeme rozšíriť.
• Importovanie prebieha nasledovným spôsobom:
  • SchoolEvidence načíta všetky transakcie so zvoleného súboru obsahujúceho bankový výpis. Máte možnosť si vybrať, ktoré transakcie chcete importovať. Váš výber môže byť založený okrem iného aj napríklad na určitom časovom období.
  • SchoolEvidence automaticky spáruje všetky zvolené transakcie so študentmi ktoré sú v databáze. V prípade že automatické spárovanie nie je možné (napr. z dôvodu nesprávneho variabilného symbolu), máte možnosť spojiť transakciu so študentom manuálne.
  • Pokiaľ transakcie sú už v databáze, SchoolEvidence Vás upozorní, že po uskutočnení importu hrozia duplicity. Duplicitné transakcie môžete odstrániť z importu, alebo sa môžete rozhodnúť aj tak, že upozornenie ignorujete.
  • V prípade, že importované transakcie sú vo viacerých peňažných menách, SchoolEvidence ich automaticky prepočíta na peňažnú menu, v ktorej je vedená Vaša databáza.

Zostavy

• V súčasnosti je možné vytvárať zostavy v Slovenskom a Anglickom jazyku. Na požiadanie zákazníkov, jazykovú podporu môžeme rozšíriť.
• Všetky finančné zostavy môžu (ale nemusia) byť zobrazené v dvoch peňažných menách súčasne. Pre druhú peňažnú menu máte možnosť zadať vhodný konverzný kurz.
• Všetky zostavy je možné vytlačiť.
• Zoznam súčasne podporovaných zostáv je:
  • Jednoduchý zoznam študentov.
  • Zoznam študentov zoskupený podľa škôl.
  • Očakávané a skutočne prijaté platby na Vami zadané obdobie. Zostava Vám poskytne prehľad o tom, koľko peňazí môžete očakávať v budúcnosti.
  • Finančné zostavy pre konkrétne štúdiá. Tie sú určené na to, aby sa poskytli študentom, resp. ich rodičom, aby získali finančný prehľad o štúdiu.
  • Dochádzkové zostavy pre konkrétne štúdiá. Tiež sú učené na to, aby sa poskytli študentom, resp. ich rodičom. Zostavy obsahujú informácie študenta, skupiny, dochádzkovú štatistiku a kompletnú dochádzkovú listinu.

Ďalšie funkcie

• Používateľské prostredie programu SchoolEvidence je v súčasnosti v anglickom jazyku.
• SchoolEvidence je vybavený mechanizmom reportovania vzniknutých chýb. Ak sa vyskytne akýkoľvek problém, program vytvorí súbor s popisom chyby a postupnosťou krokov, ktoré ku vzniku chyby viedli. Na základe toho je možné vzniknutý problém opraviť.
• Všetky tabuľkové dáta sú prenositeľné do programu Microsoft Excel. Môžete ich tam ďalej spracovať vo forme ako Vám to vyhovuje.
• Všetky tabuľkové dáta je možné v programe zoradiť a filtrovať. Poradie stĺpcov je možné meniť.
• Dátový import a posielanie e-mailov sú realizované formou sprievodcu. Takýto prístup poskytuje jednoduchý a prehľadný pracovný tok. Poskytuje zároveň dodatočnú pomoc pre menej skúsených počítačových užívateľov.